Howy Jacobs

Yliopistot ovat viimeisen kolmen vuoden ajan testanneet työajanseurantajärjestelmää. Koekäytöstä on saatu niin hyviä tuloksia, että ajanseuranta on nyt päätetty laajentaa koskemaan kaikkia Euroopan unionin kansalaisia. Yliopistoissa käyttöönotettu järjestelmä perustuu työajan kohdistamiseen eri toiminnoille, jotta ulkopuolelta rahoitetuissa projekteissa toteutettaisiin EU-vaatimusten mukaista kokonaiskustannusmallia. Työajanseurannan ansiosta yliopistojen talousosastot ovat varmistuneet siitä, että ulkopuolinen rahoitus on ohjautunut asianmukaisille projekteille eikä yleisemmän tason toimintoihin, kuten ajatteluun, roskapostin deletoimiseen tai työaikatietojen tallentamiseen ja kuittaamiseen.

Uusi EU:n vapaa-aikadirektiiviin perustuva järjestelmä seuraa kansalaisten ajankäyttöä työtuntien ulkopuolella. Järjestelmän tarkoituksena on varmistaa, että julkista rahoitusta käytetään asianmukaisiin tarkoituksiin. Jos esimerkiksi hammashoidolle on osoitettu x prosenttia valtion budjetista ja tämä on y:n suuruinen osuus kansallisista hammashuollon kuluista, mukaan lukien hammastahnan tuotanto-, markkinointi- ja myyntikustannukset, tulisi kansalaisten käyttää (x/y) prosenttia vapaa-ajastaan hammaslääkärikäynteihin, hampaiden tai hammasvälien puhdistamiseen tai tekohampaiden huoltamiseen.

Kansalaisten tulee jatkossa täyttää viikoittainen, sähköinen vapaa-aikaraportti, jossa työajan ulkopuoliset toiminnot on eritelty viidentoista minuutin tarkkuudella. Jotta raportoinnin käyttöönotto olisi mahdollisimman helppoa, ei alkuvaiheessa vaadita täyttä selontekoa yksittäisen toiminnon luonteesta, vaan riittää, että kukin toiminto kohdistetaan johonkin 53 perusluokasta. Lisäksi kullekin toiminnolle määritellään yksikirjaiminen hallinnonalakoodi sen mukaan, minkä ministeriön alaisuuteen asia kuuluu.

Alla oleva esimerkkikirjaus on selitetty seikkaperäisemmin seurantajärjestelmän verkko-oppaassa, joka aukeaa käyttäjälle ensimmäisellä kirjautumiskerralla. Sähköisestä oppaasta löytyvät myös toimintokategorioiden luokkanumerot sekä eri ministeriöiden kirjainkoodit. Käyttäjän on syytä ottaa huomioon, että järjestelmä ei salli toimintokirjauksen jakamista eri hallinnonalojen kesken. Mikäli toiminto kuuluu useamman kuin yhden ministeriön alaan, käyttäjä kirjaa kullekin kirjainkoodille oman harkintansa mukaisen määrän osioita.

Jotkut toiminnot eivät kuulu erityisesti minkään ministeriön alaisuuteen vaan ovat yksityisen rahoituksen varassa (kirjainkoodi P): Tällaisia ovat esimerkiksi aviolliset velvollisuudet, kotityöt (pois lukien asuntoasiainministeriön rahoittamat perusparannustyöt) ja nukkuminen. Nämä voidaan kohdistaa luokkaan 52 (yleiset toiminnot) tai 53 (muut toiminnot). Näihin luokkiin ei kuitenkaan sijoiteta julkisen rahoituksen piiriin kuuluvia toimintoja. Työmatkoihin ja työntekoon käytettyä aikaa ei raportoida, vaan se merkitään koodilla 0W – kotoa käsin työskentelevien tulee olla erityisen tarkkana ajankäyttönsä erittelyssä. Oman status- tai sijaintitiedon päivittäminen erilaisissa yhteisöpalveluissa katsotaan samoin kuuluvaksi luokkaan 0.

Seurantajärjestelmän esimerkkikirjaus:

Luokka: 0=raportoimaton, 16=ruokailu, 24=henkilökohtainen hygienia (ei hampaat), 52=yleinen, 53=muu
Kirjainkoodi: P=henkilökohtainen, W=työ, H=terveys- ja sosiaaliministeriö, A=maatalousministeriö, X=yhteiskuntarakenne- ja valtiovarainministeriö

Jokaisen täysi-ikäisen kansalaisen on täytettävä seurantatietonsa henkilökohtaisesti. Tehtävää ei voi siirtää esimerkiksi aviopuolison, sukulaisen tai ammattimaisen ajanhallintakonsultin hoidettavaksi. Vallitsevan taloustilanteen vuoksi kansalaisille ei voida antaa erityistä tukea ajankäytön kirjaamiseen. Ne henkilöt, joilla ei ole mahdollisuutta hankkia omaa tietokonetta tai internet-yhteyttä, voivat käyttää kirjastojen ja postitoimistojen yleisiä koneita. Tällöin kannattaa kuitenkin muistaa, että matka- ja jonotusajat kohdistetaan koodille 53P eikä viestintä- tai liikenneministeriön alaisuuteen.

Vapaa-ajanseurantajärjestelmän käyttöönottovaiheessa painotetaan erityisesti sitä, että tarkoituksena ei ole – ainakaan tässä vaiheessa – ryhtyä rangaistustoimenpiteisiin niiden kansalaisten osalta, joiden ajankäyttö poikkeaa oletetusta normista. Sen sijaan lisäveroseuraamuksia aiheutuu, mikäli seurantatietoja ei ole toimitettu määräaikaan mennessä tai mikäli kirjaukset ovat toistuvasti järjettömiä (esimerkiksi 24 tuntia unta päivittäin). Näiden valvontaperiaatteiden taustalla ovat yliopistojen työajanseurantakokeilusta saadut kokemukset. Vapaa-ajanseurantajärjestelmää tullaan käyttämään ainoastaan julkisten menojen kohdistamisen apuna. Myös kansalaiset voivat sen avulla helposti seurata, käyttävätkö he julkisia palveluita tarkoituksenmukaisesti. Tulevaisuudessa järjestelmä voi myös toimia veropoliittisen päätöksenteon viitekehyksenä silloin, kun kansalaisia halutaan rohkaista toteuttamaan yhteiskuntakelpoisuuttaan täysimittaisesti.

Jälleen kerran yliopistot ovat osoittaneet olevansa innovaatioiden tienraivaajia ja kulttuurisen kehityksen edelläkävijöitä. Yliopistomaailmassa käytetään nyt huomattavasti vähemmän aikaa turhaan puuhasteluun, kuten pitkiin päämärättömiin keskusteluihin tai ikuisten ongelmien kiireettömään pohdiskeluun. Sen sijaan akateemiset työntekijät ovat entistä tulosvastuullisempia, samalla kun uudistus on luonut monia uusia työpaikkoja hallintoon ja työnohjaukseen.

Englanninkielinen alkuperäisteksti julkaistiin Jacobsin päätoimittamassa EMBO reports -lehdessä joulukuun 2009 numeron pääkirjoituksena. EMBO = European Molecular Biology Organization. Tekstin suomensi Riikka Venetjoki.

•