Uusi yliopisto, vanhat järjestelmät

    Et ole yksin, jos Travel aiheuttaa harmaita hiuksia. Facebook-ryhmässä Yliopistoväki parempien tietojärjestelmien puolesta on lähes 450 jäsentä. Suomalaisiin yliopistoihin vaaditaan parempia tietojärjestelmiä, koska Hallin, Rondon ja Travelin kaltaiset järjestelmät haaskaavat työaikaa ja heikentävät tutkimuksen ja opetuksen laatua.

    Tietohallintojohtaja Seppo Visala ymmärtää tuskan.

    – Tämä on yleinen murhe joka yliopistossa, ymmärrän tätä Facebook-ryhmää aika pitkälle kyllä. Travel on ehkä sellainen, joka on joka puolella nostanut karvat pystyyn peruskäyttäjän kannalta. Niitä solmuja ja koukkuja on siellä niin paljon, että ei niitä muista.

    Travel on Tampereen yliopistossa kilpailutettu järjestelmä, kun taas Rondo on Valtiokonttorin määräämä. Useimmat keskeiset tietojärjestelmät ovat kaikille yliopistoille yhteisiä. Voitaisiinko uuden yliopistolain ja lisääntyvän autonomian myötä päästä eroon monimutkaisista järjestelmistä?

    – Kyllähän nämä keskeiset hallinnon järjestelmät tällaisia yleiskäyttöisiä järjestelmiä ovat, että ei ole hirveästi järkeä ruveta hakemaan jotain ihan omia ratkaisuja, vaikka valtionviraston ikeestä päästäänkin eroon. Yliopistojen yhteistyö tulee toivottavasti jatkumaan, ja kaikki tietävät tämän tilanteen. Siitä keskustellaan varmasti, että mitä voidaan tehdä ja millä aikataululla.

    Visalan mukaan järjestelmien toimittajat pyrkivät ohjelmissaan tarjoamaan ratkaisua kaikkeen mahdolliseen, mikä voi tehdä järjestelmistä käyttäjän kannalta monimutkaisia ja hankalia. Lisäksi kilpailutukset ovat niin massiivisia tapahtumia, että peruskäyttäjän käyttökokemukset ja mielipiteet eivät niissä juuri pääse esiin.

    – Mielestäni pitäisi pilotoida ensin ja kehittää valmiiksi, ja sitten vasta ottaa käyttöön laajemmin. Esimerkiksi Rondon kohdalla tehtiin laaja pilotointi. Kilpailutusta varten pitäisi myös asettaa yleiset periaatteet, jotka varmistaisivat tuotteiden sopivuuden omiin prosesseihin.

    Visala muistuttaa, että järjestelmiä voidaan kuitenkin aina kehittää palautteen pohjalta. Esimerkiksi eTyöpöytä on saanut melko hyvää palautetta, ja sen toimivuuteen voidaan vielä vaikuttaa.

    – Siinä ollaan vähän pilotin asemassa toimittajan suhteen. Järjestelmä on vain kahdessa yliopistossa käytössä, ja toimittajalla on intressiäkin kehittää sitä.

    Nykyisistä järjestelmistä ei siis välttämättä heti päästä eroon, mutta niiden toimivuutta voidaan parantaa.

    – Järjestelmillä on oma elinkaarensa, ja niiden toimivuuteen pyritään vaikuttamaan. Kyllähän tämän eteen töitä täytyy tehdä, ei tilannetta voi tällaisenaan hyväksyä.

    Teksti Silja Hjerppe